آشنایی با مشاغل اداری

نوشته شده توسط

سارا عیوضی

آشنایی با مشاغل اداری

از شاغلان اداری یک پشت میز نشینی و یک سیستم در جلوی این میز و ارائه خدمات و یا انجام وظایف در ذهن هاست و تصویر چنین شغلی گویی بسیار راحت و بی دردسر است و یک شغل مناسب و با برنامه است که خیلی ها در بیرون آن به این شغل حسادت میکنند.

اما واقعیت این نیست این شغل مشکلات خاص خود را دارد که از جمله آنها می توان به عدم فعال بودن فیزیکی به اندازه کافی ، انجام حرکات زیاد تکراری و یک محیط که هر روز باید در آنجا حاضر شوند را اشاره کنیم . از جمله تنش های این شاغلان باید به حجم کاری زیاد ، داشتن سرعت بالا ، روحیه پاسخگو بودن به مراجعه کنندگان و مافوق خود ، در برخی موارد هم عدم رعایت حقوق افراد متناسب با فعالیتشان و عدم حمایت های لازم و تعارض های نا به هنجاری در بین همکاران و .... را بر می شماریم. در مورد نحوه کار شاغلان اداری نمی توانیم به طور جامع صحبت کنیم زیرا این شغل با توجه به سازمان ها و سیستم خای مختلف دارای تنوع و همچنین متغیر بودن زیادی است. در برخی سیستم ها شاغلان اداری وظیفه جمع آوری اطلاعات از هر نوعی گرفته تا نیروی انسانی ، خریدها و ... در نوعی دیگر این افراد مسئولیت یک سری نامه نگاری ها و مجوز ها را بر عهده می گیرند و در سیستمی دیگر افراد و مجموعه آنان را ارزیابی می کنند و گزارشات لازم و مفید را ارائه می دهند . اما در هر سیستمی باید گفت مشاغل اداری از ارکان مهم هستند و در استخدام آنها حتماً باید موارد و ویژگی های شخصیتی مناسب در آنها برای این کار سنجیده شود . مدیریت زمان ، مسئولیت پذیری برای یک وظیفه و پیگیری های لازم مسئولیت که به نحو احسن انجام شود ، کاتب بودن و هم چنین درک مکتوبات وارده ، پاسخگو بودن و هنر سخن وری داشتن، داشتن یک روحیه اجتماعی ، شنیدن نیازهای مراجعه کنندگان و راهنمایی درست کردن از جمله مهارت هایی است که شاغلان اداری باید آنها را در خود بپرورانند . شناسایی و تأمین نیروی انسانی کلیه موارد مربوطه به استخدام و نحوه قراردادهای افراد، آگاهی داشتن به کلیه قوانین و مقررات و تحولات اسنادی ، امین بودن و متعهد بودن، آگاهی با گردش کار ، آگاه بودن به تشکیلات و نظام اداری سیستم مربوطه ، تهیه آمار و گزارشات مربوط به پرسنل و هم چنین بررسی نیازهای نیروی انسانی در سیستم ، توانایی در راهنمایی کردن پرسنل و دقت در ابلاغ دستورالعمل ها از جمله مواردی است که به عنوان وظایف کلی شاغلان اداری در هر سیستمی است. حقوق شاغلان اداری بستگی به سطح و فعالیت هایی دارد که در سازمان مربوطه انجام می دهند ؛ ولی عموماً در ابتدا به صورت وزارت کاری است که به طور مستمر و پله پله بالا می رود.

منبع : باجاب

ارسال نظر