آشنایی با شغل منشی گری

نوشته شده توسط

سارا عیوضی

آشنایی با شغل منشی گری

همه تا حدودی با شغل منشی گری آشنایی دارند و می توانند درباره شرح وظایف آن صحبت کنند.اما ما می خواهیم به تفصیل درباره شغل منشی گری صحبت کنیم.

منشی در معنای لغوی آغاز کننده , ایجاد کننده و ابداع
کننده است. منشی ها در واقع هماهنگ کننده های محل کار خود هستند و نقش بسیار مهمی در برقراری ارتباط
بین کارمندان و ارباب رجوع را به عهده دارند.شاید اگر بخواهیم یک مترادف معنایی برای شغل منشی گری پیدا
کنیم به راحتی می توانیم از کلمه تنظیم کننده و یا حتی ثبت کننده استفاده کنیم.شغل منشی گری در ابتدا
بسیار ساده به نظر می رسد اما اگر شما نیز علاقه مند به اشتغال در سمت منشی گری هستید ما به شما مطالعه
ی این مقاله را پیشنهاد می کنیم تا با تمام جزییات این کار آشنا شوید.


بازار کار منشی گری

 

حتما تا به امروز دقت کرده اید که میان آگهی های استخدامی تقاضا برای جذب منشی بیشترین بخش را به خود
اختصاص می دهد.مطب های پزشکی , شرکت های خصوصی , درمانگاه ها , مراکز تجاری و یا اداری .... ارائه دهنده
ی این آگهی ها هستند. اکثر مکان های ارائه دهنده خدمات نیاز به یک منشی جهت وقت دهی ,تنظیم وقت های
ملاقات , پاسخ گویی به تلفن و .. دارند. از این رو اگر شما تمایل به استخدام فوری داشته باشید گزینه ی منشی
گری می تواند در کمترین زمان ممکن را شما به هدف خود برساند.


مدرک مورد نیاز برای شغل منشی گری

 


عموما برای شروع کار در سمت منشی گری نیاز به تحصیل در رشته ی خاصی نیست و در شرایط قید شده برای
جذب منشی به گرایش تحصیلی اشاره نمی شود .اگرچه داشتن حداقل مدرک تحصیلی همواره از شرایط اولیه
استخدام می باشد. البته با توجه به این که دنیای امروز به سرعت به سمت تخصصی شدن در حال حرکت است
اخیرا در میان رشته های دانشگاهی رشته امور دفتری و منشی گری به چشم می خورد.قطعا برای مکان هایی با
سطح بالا داشتن تحصیلات دانشگاهی در این رشته یکی از فاکتورهای مثبت در جذب منشی خواهد بود.زیرا
مدیران تمایل خواهند داشت تا امور دفتری خود را به افرادی بپردازند که به صورت علمی این حرفه را آموخته
باشند نه به صورت تجربی.از این رو شاید در آینده ای نه چندان دور داشتن مدرک تحصیلی مرتبط یکی از شرایط
اولیه استخدام برای شغل منشی گری باشد.


مهارت های لازم برای شغل منشی گری

 


قطعا برای انتخاب شغل منشی گری مانند شغل های دیگر تنها داشتن علاقه کافی نیست وکسی که منشی گری
را به عنوان حرفه برای خود برمیگزیند باید دارای یک سری از مهارت ها باشد.اولین مهارت ,برخوردار بودن از
توانایی گفتاری بالا است.زیرا ارباب رجوع ها اولین برخورد خود را با منشی خواهند داشت.گفتار روان و در
چهارچوب آداب معاشرت بدون شک تاثیر به سزایی بر افراد خواهد داشت و در صورت عکس یعنی عدم برقراری
روابط صحیح و عدم انتقال ساده موضوعات مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد.از طرف دیگر یکی از وظایف
منشی ها ثبت داده و اطلاعات می باشد یکی از مهمترین مهارت ها داشتن توانایی نوشتاری است.با توجه به
سیستمی شدن اکثر مراکز و شرکت ها عموما وارد کردن اطلاعات به صورت دستی در دفاتر صورت نمی گیرد و
تمام مستندات در کامپیوترها ثبت و ذخیره می گردد از این رو تایپ سریع برای صرفه جویی در وقت یکی دیگر
از مهارت های لازم برای یک فرد در سمت منشی گری است.این مهارت با کمی تمرین و ممارست به آسانی به
دست خواهد آمد.در کنار توانایی تایپ یک منشی باید بتواند با برنامه های کاربردی کامپیوتر در صورت لزوم کار
بکند.برخوردار بودن از مهارت هایی مانند ارسال فاکس , ماشین نویسی ,آشنایی با حسابداری پایه ,ارسال ایمیل
و در صورت لزوم انجام کارهای بایگانی از امتیازات یک منشی حرفه ای به شمار می رود.


خصوصیات ظاهری منشی


داشتن یک ظاهر ساده و همیشه مرتب از واجبات یک منشی خوب است.البته نوع پوشش بر اساس سازمان و یا
شرکت و... می تواند کمی متفاوت باشد.اما تیپ پوششی آراسته همواره تاثیر مثبتی بر افراد خواهد داشت و نشان
دهنده میزان اهمیتی خواهد بود که افراد به شغل خود قائل هستند.


خصوصیات اخلاقی یک منشی


یک منشی باید با اصول اولیه زبان بدن آشنا باشد تا بتواند با حرکات خود ارتباط مناسبی با افراد برقرار کند.حرکت
های تند و تیز می تواند انتقال دهنده تنش به افراد باشد.ظاهر آرام و رفتارهای ملایم منجر به ایجاد حس اعتماد
در افراد خواهد شد. روانشناسان انتخاب شغل منشی گری را به افرادی توصیه می کنند که خونسرد باشند تا در
شرایط بحرانی و یا در فشارکاری بالا بتوانند آرامش خود را حفظ کنند.صد در صد هیچ کس تمایل به صحبت با
یک منشی دفتری عصبانی وخسته را نخواهد داشت. یک منشی باید احترام به ارباب رجوع را رکن اصلی کار خود
قرار دهد و در مقابل سوال ها و یا تماس های تکراری همچنان با سئه صدر پاسخگو باشد.یک منشی باید در
چهارچوب احترام و ادب رفتار کند البته رفتار و حرکاتی که نشان از صمیمیت بالا دارند چندان توصیه نمی شود.


وظایف منشی


وظایف یک منشی با توجه به مکانی که در آنجا استخدام می شود می تواند کاملا متفاوت باشد.حتی بزرگی و یا
کوچکی محل کار نیز تاثیر به سزایی در تعداد و کیفیت وظایف خواهد داشت.اما وظایفی مانند نامه نگاری ,
پاسخگویی به تلفن ها ,کار با سیستم های اداری مربوطه ,آشنایی با شبکه های اطلاعات رسانی ,کار با برنامه
های کامپیوتری مورد نیاز ,تنظیم قرارهای ملاقات و جلسات از وظایف عمومی یک منشی است.


درآمد منشی


درآمد حاصل از منشی گری در یک رنج دقیق قرار نمی گیرد و بستگی به وظایف محول شده به منشی و سطح
سازمان و یا شرکت و.... دارد.قطعا درآمد یک منشی در یک مطب که صرفا کار وقت دهی را انجام می دهد با
درآمد یک منشی در یک سازمان بزرگ که پاسخگویی تلفنی و تنظیم قرارها تنها بخشی از وظایف است یکسان
نخواهد بود.عواملی مانند داشتن تجربه و سفارش نامه از محل کار قبلی نیز بی تاثیر بر حقوق پایه نخواهد بود.


سختی کار منشی گری


عموما افراد منشی گری را یکی از حرفه های بی دردسر و راحت می پندارند و بعد از انتخاب این حرفه و روبرویی
با بعضی از دشواری ها میدان را خالی می کنند و به دنبال شغل دیگری می روند.منشی ها با توجه به محل کار
خود و خدمات ارائه شده در آنجا می توانند با مشکلات متفاوتی دست و پنجه نرم کنند. به عنوان مثال یک منشی
مطب دکتر روزانه می تواند با تعداد زیادی بیمار مواجه شود که نیاز به ویزیت اورژانسی دارند و از طرفی دکتر تنها
تعداد محدودی را روزانه معاینه می کند.یک منشی حرفه ای باید بتواند بیماران را برای وقت دهی در روزهای
آینده قانع بکند و یا حتی گاهی با تشخیص خود به برخی از بیماران اورژانسی نوبتی زودتر از بقیه برای معاینه
بدهد.بدون شک در این میان اعتراض هایی رخ خواهد داد که منشی باید به آرامی و بدور از تنش آن ها را حل
کند.و یا در یک سازمان بزرگ یک منشی قطعا باید تعداد بیشتری تماس های تلفنی را پاسخگو باشد و یا قرارهای
ملاقات مهمی را تنظیم بکند.در این صورت باید با تمرکز بالا هماهنگی های مربوطه را انجام دهد در غیر این
صورت یک اشتباه می تواند مشکلات زیادی را به بار بیاورد.از طرفی ساعات کاری منشی ها یکی دیگر از مواردی
است که می تواند از سختی های این کار به شمار برود.زیرا در مکان هایی مانند درمانگاه ها حضور منشی ها در
شیف شب نیز اجباری است.


آموزش های لازم پیش از شروع کار منشی گری


شرکت در یک دوره روانشناسی در زمینه برقراری روابط-بالا بردن اعتماد به نفس و کنترل بحران می تواند از
از دیگر آموزش های مهم و کاربردی است. ICDL آموزش های ضروری پیش از شروع کار باشد.گذراندن دوره های
منشی گری در ایران
متاسفانه در بسیاری از آگهی ها برای استخدام منشی در ایران مبلغ پایینی برای حقوق پیشنهاد داده می شود .از
آنجایی که در بسیاری از موارد داشتن مدرک تحصیلی ملاک برای استخدام نیست افراد بسیاری به انتخاب این
شغل روی می آوردند اما بعد از مدتی فشار و خستگی کار و حقوق پایین آن ها را دلزده می کند و از خود کارآیی
بسیار پایینی را نشان می دهند.منشی در واقع اولین نماینده محل کار خود است و در صورتی که رفتار مناسبی از
خود نشان ندهد تصویر مطلوبی را از محیط اداری و یا تجاری که در آن مشغول به کار است را انعکاس نخواهد
داد.از این رو مدیران در انتخاب منشی ها وسواس زیادی به خرج می دهند.


و حرف آخر....


اگر همچنان تمایل به انتخاب شغل منشی گری دارید ما به شما توصیه می کنیم قبل از شروع به کار لیست
وظایف خود را دریافت کنید و آن را با پتانسیل های خود بسنجید.در صورتی که تمایل به پیشرفت در کار خود
دارید سعی کنید با کسب مهارت های کاربردی مورد نیاز در این شغل ,خود را حرفه ای کنید.اما اگر به دنبال
تخصصی شدن نیستید و به منشی گری به عنوان یک شغل موقت و پاره وقت نگاه می کنید می توانید کار خود

را در مجموعه های کوچک و با شرح وظایف کمتر شروع کنید
 

ارسال نظر