آشنایی با شغل مدیر پروژه

نوشته شده توسط

الو استخدام

آشنایی با شغل مدیر پروژه

مدیر پروژه نقش کلیدی در به ثمر رسیدن هر پروژه ای دارد. مدیر پرژه با دانش بالا که در برنامه ریزی دارد و با استفاده از ابزار و منابعی که در اختیار دارد طوری برنامه ریزی می کند که به همه اهداف مورد نظر برسد و در زمان مشخص پروژه خود را به اتمام برساند. پروژه یک تلاش برای تولید محصول و یا انجام یک فعالیتی است که در راستای خدمت رسانی در هر زمینه ای می تواند باشد و رسیدن به اهدافی که تعیین شده است بر عهده مدیر پروژه می باشد.

شناسایی الزامات، برقراری توازن بین پارامترها و توجه داشتن به جزئیات، سازگاری کردن مشخصه ها و طرح ها و دید گسترده داشتن به همه جوانب از وظایف مدیر پروژه می باشد. توصیف پروژه، برنامه های اجرایی پروژه، گزارشات لازم، پیاده سازی اصول و قواعد مدیریت پروژه، انجام همکاری های لازم با قسمت های مربوط به پروژه، نظارت و کنترل داشتن بر زمینه ها و فعالیت های پروژه از جمله مسئولیت های یک مدیر پروژه می باشند که در قله این مسئولیت ها باید به قبول کردن کلیه موارد و شرایط برای رسیدن به همه اهداف و برآورده کردن انتظارات اشاره کنیم.

مدیر پروژه با مدیریت فنی، رهبری و مدیریت کسب و کار و استراتژی های لازم، سازمان خود را به سمت موفقیت رهنمود می کند. مدیر پروژه قبل از هر فعالیتی باید به این آگاه باشد که او یک مدیر است و نقش اصلی و اساسی هر مدیری، مدیریت کردن است که مدیریت را به کارگیری دانش، مهارت و تکنیک های لازم جهت تحقق اهداف در یک پروژه تعریف می کنیم. مدیریت بر هدایت نیروی انسانی، تصمیم گیری های مناسب، توجه داشتن به کلیه شرایط از جمله شرایط اقتصادی و محیطی و تمرکز بر فعالیت های هدف دار دلالت دارد. مدیر پروژه باید حتماً در حیطه ای که دانش و مهارت کسب کرده است فعالیت داشته باشد. عدم آگاهی مدیر پروژه از فعالیت و نحوه کاری هر سیستمی، برنامه ریزی برای شکست آن سیستم است و دیگر نکته قابل ذکر، تسلط و آشنایی مدیر پروژه با نرم افزارهای حیطه کاری خود است.

بهترین مدیر پروژه را کسی تعریف می کنیم که توانایی و پتانسیل به پایان رسانیدن پروژه را داشته باشد که با دانش و تخصصی که دارد احتمال و ایجاد انحراف از مسیر موفق آمیز را به حداقل می رساند.

فرآیندهای مدیریت پروژه

فرآیند آغازین

این فرآیند گرفتنِ اجازه برای یک پروژه و یا یک مرحله از پروژه است.برای آغاز هر پروژه ای، نیاز به کسب و کار در آن پروژه تعریف می شود و یک نفر مدیریت پروژه و یک نفر پشتیبانی پروژه را می پذیرد. پروژه­ای که به درستی آغاز شود احتمال موفقیت آن بسیار بیشتر است. توجه به مسائل مربوط به گروه، تعیین اصول رفتاری برای کلیه افراد گروه و اعلام رسمی شروع کار در حیطه این فرآیند است.

فرآیند برنامه ریزی

مهم ترین مبحث مدیریت پروژه، همین برنامه ریزی است. نحوه برنامه ریزی به طور مستقیم بر روی عملکرد سیستم تأثیر می گذارد. پیاده سازی و دانش برنامه ریزی در هر سیستمی از اصلی ترین فاکتورهایی است که موفقیت یک سیستم را تضمین می کند.

 فرآیند اجرایی 

همان طور که از نام این فرآیند مشخص است انجام اقدامات و فعالیت های لازم طبق برنامه ریزی های انجام شده را این فرآیند تعریف می کنیم. فرآیند اجرایی با سایر گروه های فرآیندی هم پوشانی دارد و نظارت همه جانبه بر این فرآیند از مهم ترین مسئولیت های مدیر پروژه است. لازم به ذکر است این فرآیند بیشترین منابع را نیاز دارد و هماهنگی های لازم بین نیروی انسانی و منابع در حیطه این فرآیند است.

 فرآیند پایش و کنترل

ارزیابی و اندازه گیری های منظم مدیر پروژه برای اطمینان از اینکه در مسیر تحقق اهداف هست یا خیر در این فرآیند صورت می گیرد.مزیت این کار این است که با کنترل موارد مختلف در صورت نیاز، مدیر پروژه اصلاحات را انجام می دهد. خروجی کنترل موفق یک پروژه، تحویل پروژه در قالب های هزینه، کیفیت و زمان تعیین شده می باشد.

 فرآیند پایانی یا اختتامیه

در پایان هر پروژه، مدیر پروژه نتایج فعالیت ها را در قالب گزارشاتی ارائه می دهد تا همه عوامل پروژه­ی مربوطه بررسی شوند و فعالیت های درست و نادرست از یکدیگر تفکیک شوند و از موارد مختلف تجربیاتی برای پروژه های دیگر به دست آورد. هزینه تمام شده، اتمام پروژه در زمان معین، دست یابی به اهداف پروژه، تجربیات پروژه و مستند سازی های پروژه در مجموعه­ ی فرآیند پایانی هستند که مدیر پروژه باید آنها را گزارش کند.

ویژگی ها و مهارت های مدیر پروژه

 مهارت های ارتباطی بالا داشتن

یک مدیر پروژه بیشترین زمان خود را د صرف همین مهارت می کند چون باید در مذاکرات، جلسات و ملاقات ها اهداف و ایده های خود را طوری بیان کنند که نهایتاً به آنچه که می خواهند در پایان جلسه برسند.

- قدرت رهبری داشتن : هر تیمی متناسب با خودش نیاز به یک رهبر دارد؛ رهبری که راه را مشخص کند، از هر نیرویی متناسب با استعداد و مهارتی که دارد بهره گیری کند و افراد را به بهترین عملکرد ممکن رهنمود سازد.

- مدیریت تیمی داشتن : یک مدیر پروژه افراد را در انجام فعالیت های گروهی تشویق کرده و فرهنگ همکاری و تعاون را روز به روز در آنها گسترش می دهد. تقسیم وظایف، توسعه و پیشرفت قدرت تیمی و اطمینان و اعتماد به این قدرت از جمله مهارت های این حیطه است.

- مدیریت زمان داشتن : مدیر پروژه با تحلیل و بررسی کردن فاکتورهای مورد نیاز در اینکه در چه زمانی می تواند پروژه را تحویل دهد باید بسیار کوشا باشد زیرا هر تأخیری در انجام پروژه به هر دلیلی که باشد می تواند برای خود مدیر پروژه و سازمانی که در آن فعالیت دارد بسیار زیان آور باشد و حتی در پروژه های آتی هم تأثیر گذار باشد.

- قدرت سازماندهی داشتن : در مورد این مهارت و ویژگی که مدیر پروژه باید داشته باشد باید بگوییم قبل از اینکه قدرت سازماندهی تیم را داشته باشد باید خود را از همه نظر سازماندهی کند. سازماندهی در اصل نظم و ترتیب بخشیدن به کلیه فعالیت هاست که به منظور تحقق اهداف در هر پروژه ای صورت می گیرد. نتیجه سازماندهی ایجاد یک چهارچوب و ساختار برای سازمان است که وظایف افراد و پاسخ گو بودن آنها در آن مشخص می شود که نهایتاً یک تعامل و همکاری را تولید می کند که به موفقیت سیستم کمک می کند.

- توجه داشتن به شرایط اقتصادی و مدیریت هزینه داشتن : یکی از موارد مهم و حیاتی در هر سیستمی شرایط اقتصادی است به گونه ای که باید بگوییم مدیر پروژه اکثر فعالیت های خود را در ابتدا با نگاهی به هزینه هایی که دارد تنظیم می کند. پایه و اساس اصلی مدیریت هزینه، تخمین و برآورد هزینه های لازم از شروع تا پایان پروژه هست که مدیر پروژه با توجه به منابع و داشته هایی که دارد سعی می کند کمترین هزینه را داشته باشد و به بهینه ترین حالت ممکن پروژه را به ثمر برساند.

- قدرت و مدیریت ریسک داشتن : انجام یک سری پیش بینی ها، اقدامات و عملیات ها و سیاست های مدیریتی که برای حداقل کردن خطر بر روی نتیجه مورد نظر صورت می گیرد را مدیریت ریسک تعریف می کنیم. یک مدیر پروژه برای اینکه موفق باشد باید خطرات را قبل از اتفاق افتادن پیش بینی کند و راه حل برخورد با آنها را شناسایی کند.

- مدیریت کیفیت داشتن : این مدیریت انجام اقدامات پیشگیرانه است. مدیر پروژه اقداماتی که بر روی هزینه، زمان و هر چیزی که بر روی پروژه اثرات مثبت نداشته باشد را در نظر می گیرد. مدیریت کیفیت داشتن باعث می شود که کلیه بخش ها که در پروژه فعالیت دارند به بهترین نحو ممکن عمل کنند و این خود یک راندمان بالا را نتیجه می دهد.

- توجه داشتن به ذی نفعان و مدیریت کردن آنها : مدیر پروژه باید افراد و یا سازمانی که در پروژه با او ارتباط دارند را راضی نگه دارد و به صورتی آنها را مدیریت کند که با بهترین عملکرد پروژه خود را به اتمام برساند. عدم همکاری هر عامل به خصوص یک سازمان می تواند مسیر موفقیت یک پروژه را منحرف سازد که مدیر پروژه باید برای عدم این چنین موردی همه تلاش خود را به کار گیرد.

- مدیریت محدوده داشتن : این ویژگی به این دلیل است که فعالیت ها و اقدامات در خارج از چهارچوب سازمان صورت نگرفته و هم چنین کلیه فعالیت ها در چهارچوب پروژه باشند، تعریف می شود. تعریف محدوده، برنامه ریزی محدوده، تصدیق و کنترل محدوده مربوط به این حیطه هستند که مدیر پروژه باید آنها را اجرا کند.

- مدیریت تدارکات داشتن : انجام برنامه ریزی هایی مانند خریدها و تأمین، تعیین نیازمندی ها، برنامه ریزی در مورد قراردادها در پروژه ها از زیر مجموعه این مهارت می باشند که مدیر پروژه باید به آنها دقت کند.

وظایف مدیر پروژه

- در محافظت از منابع همه همت خود را به کار گیرد.

- بین پروژه و سازمان و افراد مربوط به پروژه ارتباط شایسته و درستی برقرار کند.

- انجام برنامه ریزی های مختلف مانند برنامه ریزی های مدیریت ریسک، تدارکات،کیفیت و تعیین استانداردها و...

- حفظ سلامت پروژه از همه نظر

- انجام برآوردهای لازم برای انجام فعالیت های مختلف در پروژه

- بودجه بندی پروژه و تعیین الزامات سرمایه گذاری در پروژه

- دستیابی به اطلاعات و منابع لازم و کافی در مورد پروژه

- انجام تصمیمات مناسب و به جا به خصوص در شرایط حساس و بحرانی

- ایجاد انگیزه و امید در بین کلیه افراد درپروژه

- انجام مذاکرات لازم و وسعت ارتباطات به طوری که برای پیشرفت پروژه مفید و کارساز باشد.

- برآورد زمانی و کنترل زمان بندی ها در پروژه

- تحلیل کیفی ریسک ها و اولویت بندی های لازم و تحلیل کمی اثرات ریسک ها بر اهداف کلی پروژه

- بررسی نتایج حاصل در خاتمه پروژه و مستند سازی های لازم در این رابطه و خاتمه رسمی قراردادهای مربوط به پروژه

بازارکار و درآمد مدیر پروژه

باتوجه به تأثیری که مدیر پروژه در هر سیستمی دارد صنایع در زمینه های مختلف به حضور این افراد نیاز دارند. این افراد با مهارت و تخصص خود یک راهنما و تعیین کننده مسیر برای پروژه ها در هر سیستمی هستند. حوزه بهداشت و درمان، فناوری های مختلف، شرکت های مهندسی در زمینه های مختلف، بازاریابی ها، شرکت های تولیدی، شرکت های فعال در توسعه نرم افزاری، سیستم های آموزشی و تعلیم و تربیت و به طور کلی هر شرکت دولتی و خصوصی که کسب و کار پروژه ای دارند می توانند گزینه ای برای فعالیت مدیر پروژه باشند. دانش، مهارت و تخصص در حوزه ای که فعال هستند و هم چنین ارائه یک رزومه موفق آمیز می تواند بیشترین تأثیر در استخدام مدیر پروژه داشته باشند. اگر مدیر پروژه در سیستم های دولتی استخدام شود متناسب با حقوق و مزایای کشوری دریافتی خواهند داشت و اگر در شرکت های خصوصی فعالیت داشته باشند به صورت پروژه ای و در صورت برآورده کردن انتظارات مدیرعامل و کارفرما درآمد حقوق خود را تنظیم می کنند. با توجه به تنوعی که این شغل دارد طبیعی است که اختلاف دریافتی هم داشته باشیم. اما به طور میانگین حقوق مدیر پروژه کمتر از 4 میلیون تومان برای هر ماه نبوده و چندین برابر این حقوق هم دیده شده است.

ارسال نظر