بررسی شغل کارمند

نوشته شده توسط

الو استخدام

بررسی شغل کارمند

کارمندان در هر ارگان و سازمانی به اندازه سابقه تشکیل سازمان ها دارای سابقه کاری هستند و وظایفی که این افراد انجام می دهند بیشتر در زمینه امور دفتری و اداری می باشد. به طور کلی وظایفی که کارمند اداری انجام می دهد بر مبنای فرآیندهای اداری آن موسسه تعریف می گردد و شامل مجموعه ای از وظایف مانند جواب دادن به تلفن، تایپ، تند نویسی، کاربری ماشین های اداری و بایگانی است. در این مقاله به بررسی شغل به صورت مفصل خواهیم پرداخت، تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

معرفی شغل

کارمند به کسی گفته می شود که از عهده اخذ و دریافت مدارک استخدام نیروهای انسانی بربیاید و در تشکیل پرونده های اداری و هم چنین صدور حکم های اداری مربوط به نیروهای منابع انسانی موفق باشد. به هر حال یک کارمند اداری مسئولیت های بسیار متنوعی را در یک ارگان و سازمان دارد که این وظایف محدود به فعالیت های اداری موسسه یا شرکت می گردد و اغلب در حوزه امور اداری و دفتری است. وظایف این افراد به حدی متنوع است که نمی توان به صورت کامل آن را در یک واحد خاص بیان نمود و معمولا وظایفی که برای یک کارمند عنوان می شود بر مبنای فرآیندهای کاری یک مجموعه مشخص می شود. با این حال در شرکت ها و ارگان های مختلف کارمندان بخش اداری از وظایف بسیار متنوعی برخوردار هستند که می توان به این موارد اشاره نمود از جمله جوابدهی به تلفن های اداری، تایپ اسناد و نامه ها، دفترداری، کار با دستگاه های اداری و هم چنین بایگانی اسناد و مدارک مربوط و دیگر مسئولیت های اداری را برعهده دارد.

وظایف کاری کارمندان اداری

همان طور که گفته شد کارمندان در بخش اداری بر مبنای برنامه خاص یک شرکت در واحد های مختلف وظایفی را برعهده دارند که می توان به این موارد اشاره نمود:

  • مدیریت تماس های تلفنی و جوابگویی به هر یک از تماس ها و دریافت پیام آن ها
  • جمع آوری و هم چنین کپی و دسته بندی اسناد مربوط به فرآیندهای کاری مربوط به واحدهای اداری
  • تکمیل و هم چنین ارسال صورت حساب های مربوط به شرکت، فاکتورها و چک های مربوط به شرکت
  • انجام دادن وظایف بخش های اداری مربوط به شرکت
  • دریافت نامه های شرکت و ارسال آن ها از روش سیستم اتوماسیون شرکت
  • برقراری ارتباط با سایر کارمندان و افراد واحدهای مختلف برای پاسخگویی به سوالات آن ها
  • جواب گویی به نامه های ارسالی
  • شناسایی مدارک مورد نیاز برای استخدام
  • شناسایی اصول مربوط به مدارک استخدام و تشکیل پرونده موقت متقاضی
  • توانایی تشخیص پارامترهای تاثیرگذار بر محیط کاری فرد
  • توانایی انجام مکاتبات اداری با واحدهای مختلف اداری
  • توانایی صدور حکم های پرسنلی در مراحل متفاوت سیستم اداری
  • قابلیت پاسخگویی به نیروهای انسانی و راهنمایی آن ها در مورد حیطه کاری مربوط
  • توانایی کنترل مکاتبات برای ارسال به مسئولین مربوطه
  • قابلیت برقراری ارتباط با واحدهای بخش وصف
  • توانایی تهیه گزارش و ترسیم نمودار فعالیتی آن ها
  • توانایی همکاری با بخش های مختلف

بررسی بازار کار و آینده شغلی کارمند اداری

افرادی که شغل کارمند را به عنوان حرفه کاری خود انتخاب می نمایند می توانند در هر سازمان و شرکتی مشغول به فعالیت شوند که این شرکت ها هم می تواند به صورت دولتی باشد و هم به صورت خصوصی. اغلب در این ارگان ها در هر واحد یک سری وظایف خاص و مشخصی برای کارمندان تعریف می گردد که موظف به انجام دادن این مسئولیت ها هستند که این وظایف از طرف مدیریت اداره تعیین می شود. از جمله ویژگی های مهم استخدام در مشاغل اداری زمان دقیق ورود و خروج کارمندان است که معمولا در تمام سازمان ها و ارگان های مربوطه کارکنان بر اساس یک زمان بندی مشخص که توسط وزارت کار تعیین می شود می توانند به صورت تمام وقت و یا اینکه به صورت پاره وقت مشخص گردد و افراد بر این اساس مشغول به فعالیت می شوند.

مهارت های مورد نیاز برای احراز شغل کارمند

فردی که قرار است در این حرفه مشغول به فعالیت شود باید یک سری مهارت ها و توانایی های لازم را در مورد این شغل داشته باشد تا بتواند به راحتی از عهده مسئولیت های لازم در مورد این شغل برآید. لازم به ذکر است برای بدست آوردن این شغل نیاز به گذراندن تحصیلات خاصی نیست و افرادی که دارای مدرک تحصیلی در مقطع کاردانی و کارشناسی هستند می توانند یک کارمند شوند. ولی برای بدست آوردن این حرفه نیاز به گذراندن یک سری مهارت های اداری است که شامل یادگیری نرم افزارهای اداری و ICDL است. در عین حال یک کارمند باید مهارت هایی را بداند تا بتواند مسئولیت های کاری خود را انجام دهد. این مهارت ها شامل: اصول و قوانین اداری، اصول گزارش نویسی، Microsoft Office، تسلط بر اینترنت، اصول و قواعد نگارش و نامه نگاری اداری، قواعد مربوط به بایگانی، برقراری ارتباط موثر با دیگران از جمله مهارت های ضروری برای انجام شغل کارمند می باشد.

این شغل مناسب چه افرادی است؟

در یک شرکت و یا ارگان اداری از جمله عوامل تاثیرگذار در فعالیت های کاری یک اداره می توان به شغل کارمند اشاره کرد که با انجام دادن مسئولیت های کاری خود در شرکت می تواند تاثیر بسزایی در روند رو به رشد شرکت داشته باشد. کار کردن در یک محیط اداری در واقع شامل کار کردن در یک مجموعه کاری است که یک سری افراد به صورت تیمی در کنار یکدیگر فعالیت می کنند و با انجام دادن مسئولیت های مربوط به خود موجب نظم بخشیدن به شرکت می شوند. همه این افراد دارای یک هدف مشترک هستند که با داشتن حس مسئولیت پذیری در تحقق یافتن هدف سازمان موثر هستند. پس بنابراین فردی که در این شغل مشغول به فعالیت می شود باید دارای یک سری ویژگی های شخصیتی باشد از جمله: داشتن حس مسئولیت پذیری، منظم و وقت شناس، قابلیت گزارش نویسی و ارسال نامه های اداری، پیگیری منظم و دقیق گزارشات و نامه هایی که به شرکت ارسال می شود، مخاطب شناس و توانایی ارتباط خوب برقرار کردن با سایر افراد در زمینه های کاری است. از دیگر ویژگی های کارمند این است که برای کار و وقت مراجعه کننده احترام قائل باشد و سعی کند در اسرع وقت به کار وی رسیدگی نماید. نکته دیگر این است که این شغل مناسب افرادی است که به دنبال مشاغلی هستند که روال کاری منظم و تخصصی ندارند و می توانند از عهده مسئولیت هایی که برای آن ها تعریف می شود برآیند. در ضمن باید از جمله افراد منظم و دقیقی باشند که توانایی مورد نیاز برای گزارش نویسی و نامه های اداری را داشته باشند. از دیگر ویژگی های مورد نیاز داشتن سرعت عمل برای انجام کارها به صورت دقیق و منظم است تا میزان بهره وری کارکنان افزایش یابد.

 مزایا و معایب شغل کارمند

اینکه فرد دارای یک کسب و کار شخصی باشد و یا اینکه زیر مجموعه کاری یک کارفرما باشد همگی به قدرت انتخاب هر فرد بستگی دارد و هر فردی برای این انتخاب خود دلیل قانع کننده ای را دارد. از جمله مزایایی که می توان برای محیط کاری کارمندی بیان کرد شامل: داشتن امنیت شغلی، ساعات کاری مشخص، داشتن حقوق و مزایا و بیمه از دیگر مزایایی است که برای شغل کارمندی می توان مثال زد. در مقابل افرادی نیز هستند که به دنبال مشاغلی هستند که دارای شرایط مستقلی باشند و هیچ گونه رئیس و کارفرمایی نداشته باشند و از میزان درآمد بالاتری نسبت به کارمندان برخوردار هستند. ولی باید این نکته را بیان نمود که علی رغم اینکه این شغل دارای یک سری مزیت هایی است ولی در مقابل دارای یک سری ریسک هایی هستند که فرد ممکن است به سراغ این گونه از مشاغل نرود. به هر حال در شغل آزاد فرد کارفرمای خودش است و می تواند به آسانی از قدرت ایده های خلاقانه خود استفاده نماید و مشکلی که در ارتباط با این موضوع دارد، مشکل نقدینگی است که اگر فرد نتواند این مشکل را برطرف نماید باید به شغل کارمندی قانع باشد. زندگی در شرایط کارمندی به صورت روتین و یکنواخت است و فرد باید طی یک ساعت مشخص مشغول به فعالیت شود و در ساعت مشخصی نیز از محیط کار بیرون بیاید. در ضمن باید یک سری کارهای تکراری و روتین را هر روز انجام دهد و در حالت کلی یک زندگی یکنواختی را سپری کند و در آخر ماه نیز یک حقوق معینی را نیز دریافت نماید. ولی زمانی که فرد کارفرمای خودش است می تواند میزان دریافتی خود را از شرکت تعیین نماید و با تلاش بیشتر درآمد بالاتری را نیز داشته باشد. در شرایط کارمندی، به دلیل اینکه کارمندان در استخدام شرکت هستند به لحاظ شغلی دارای امنیت کاری هستند و از احساس بهتری برخوردار هستند.

مطلب پایانی:

با ارائه مطالبی که در این مقاله عنوان شد متوجه شدیم که بسیاری از افراد به این حرفه علاقه مند می شوند و با وجود چالش هایی که این شغل دارد اغلب افراد شغل کارمندی را به شغل آزاد ترجیح می دهند. شغل کارمندی نسبت به شغل آزاد از استرس های کاری کمتری برخوردار است و فرد می تواند با آسودگی خاطر بیشتری در این حرفه مشغول شود و در انتهای ماه از حقوق معین و ثابتی برخوردار باشد. به هر حال با توضیحاتی که در مورد این حرفه بیان شد امیدواریم توانسته باشیم تاثیر مثبتی در انتخاب آینده شغلی شما داشته باشیم.

ارسال نظر