افزایش جذابیت جلسات جلسات آنلاین را چطور انجام دهیم؟

نوشته شده توسط

سمیرا نقیبی

افزایش جذابیت جلسات جلسات آنلاین را چطور انجام دهیم؟

برای افزایش جذابیت جلسات آنلاین از چه راهکارهایی می توان استفاده کرد و بهترین روش های بالا بردن راندمان کاری این جلسات کدام است؟ این موارد را در ادامه دنبال کنید.

با توجه به گسترش دورکاری در منزل و فرستادن اغلب کارکنان شرکت ها به خانه هایشان برای دنبال کردن فعالیت های سازمانی به صورت دورکاری، برگزاری جلسات آنلاین نیز به همان اندازه رونق پیدا کرده است. از این روی برای افزایش جذابیت جلسات آنلاین باید به راهکارهای مربوط به آن متوسل شد تا کارایی و راندمان لازم در این جلسات حفظ شده و خروجی به مراتب ارزشمندتری داشته باشند.

این جذابیت ها باید به وسیله مدیران شرکت ها و همین طور کلیه کارکنان و افرادی که در جلسه حضور دارند، تامین شده و به همین شکل تمامی طرفین برای به دست آوردن فضایی ارزنده تر، در تلاش باشند. وجود تعاملات دو طرفه و دو جانبه و همین طور رعایت پرستیژ کاری در این جلسات از اهمیت زیادی برخوردار است و در ضمن باید تفاوت های برگزاری آن با جلسات حضوری و شرکتی را نیز در نظر گرفت.

افزایش جذابیت جلسات آنلاین

سوالات را برای آخر جلسه نگذارید

لازم است که به طور پیوسته و مدام در طول جلسه آنلاین از حاضرین درخواست کنید که سوالات خود را مطرح نمایند. در نظر داشته باشید که علی رغم آنلاین بودن این جلسات، باید همچنان تعامل صورت بگیرد و هر یک از حاضرین در جلسه، بتواند سوالات یا نقطه نظرهای خود را مطرح نماید. به این ترتیب هر یک از حاضرین در جلسه فرصت پیدا می کند تا بتواند درست مانند جلسه حضوری، تعامل سازنده با تیم داشته و به خوبی حضور خود را ابراز نماید. در صورتی که سوالی وجود داشته باشد یا نیاز به تکمیل صحبت هایی پیدا شود، این افراد حاضر در جلسه بتوانند، کامل صحبت های خود را مطرح کرده و هیچ چیزی باقی نماند.

نظرات و بازخوردها را دریافت کنید

پیش  از آن که بحثی در جلسات آنلاین به پایان برسد، لازم است که از افراد بخواهید تا سوالات خود را مطرح نمایند. همین طور از افراد حاضر در جلسه بخواهید مثال‌هایی بزنند یا در مورد موضوعاتی مشابه نظر و بازخورد خودشان را اعلام نمایند. این ترفند و راهکار به شما اجازه می‌دهد پیام خود را بهتر به تمام حاضرین در جلسه برسانید و همچنین سوالاتی خاص را در میان مکالمات خود ادغام کنید.

از نظرسنجی الکترونیکی بهره مند شوید

با آماده کردن سوالات چند گزینه ای، می توانید یک نظرسنجی الکترونیکی به راه انداخته و آن را در جلسات آنلاین خود پیاده سازی کنید. به این شکل سطح مشارکت تیم را بالا برده و می توانید بازخوردهای لازم را نیز به دست آوردید. با مطرح کردن سوالات مناسب در این مرحله و سوالاتی که کاملا هدفمند باشند، می توانید به طور کلی نظرات افراد مختلف حاضر در جلسه را به دست بیاورید. سعی کنید سوالاتی مناسب طرح کرده و از قبل آمادگی پیاده‌سازی آن در جریان مباحثات و جلسات را داشته باشید.

از مزایای اپلیکیشن‌های جلسه بهره ببرید

در مورد پلتفرمی که از آن برای برگزاری جلسات آنلاین استفاده می‌کنید آموزش‌هایی در اختیار افراد قرار دهید، چرا که شاید همه با آن اپلیکیشن آشنا نباشد. سعی کنید از مزایای استفاده از آن بستر مطلع بوده و آنها را به مخاطبان ارائه کنید تا بتوانند در جریان مکالمه مشارکت فنی داشته باشند و مثلا در مواقع لزوم خودشان را نشان دهند.

زمان را برای مشارکت دیگران مدیریت کنید

اگر ۲۰ دقیقه زمان برای جلسه آنلاین لحاظ کرده‌اید، سعی داشته باشید حداقل نیمی از آن را به سوالات و مباحثه بین افراد اختصاص دهید. اگر تمام زمان جلسه را صحبت کنید و در نهایت فرصت کوتاهی برای جواب دادن به سوالات اختصاص دهید، جلسه فایده خاصی نخواهد داشت. تعامل مهمترین نکته کلیدی جلسات آنلاین است.

از بیان عبارت «کسی سوالی دارد؟» خودداری نمایید

سعی کنید معمولا در مکالمه خود سوالاتی دقیق و با موضوعاتی مشخص بپرسید. گفت‌و‌گوی مداوم بدون اینکه چیزی از سایر افراد بشنوید و در نهایت بپرسید «کسی سوالی دارد؟» هیچ فایده‌ای نخواهد داشت. از حضار در مورد بزرگ‌ترین دغدغه‌هایشان بپرسید یا از آنها بخواهید که چگونه می‌توانید بهتر به آنها کنید.

قبل از شروع جلسه آمادگی داشته باشید

معمولا بیشتر جلسات با آماده‌سازی اسلایدهای پاورپوینت طولانی و متون رسمی شروع می‌شوند. این رویه را باید برعکس انجام داد، در واقع اول پیش‌بینی کنید ممکن است با توجه به موضوع چه سوالاتی پیش بیاید و برای آنها جوابی آماده داشته باشید، به خصوص برای سوالات چالش‌برانگیز و سخت. گاهی بهتر است هر کدام از افراد را با محول کردن برخی مطالعات یا تحقیقات، به مشارکت بهتر در جلسات تشویق نمایید.

اجازه ندهید بحث متوقف شود

سعی کنید تا جای ممکن اجازه ندهید مشارکت و مباحثه تمام افراد متوقف شود. شاید گاهی اوقات فردی سوالاتی متوالی بپرسد یا پاسخی مشروح برای درخواست‌هایش داشته باشد. در این شرایط به او وعده دهید در انتهای جلسه یا نهایت یک یا دو روز دیگر در جلسه‌ای خصوصی تمام توضیحات را ارائه خواهید داد. مشارکت در جلسات آنلاین باید همه جانبه باشد، نه محصور به دو یا چند نفر.

محتوای خود را بشناسید

هیچ چیزی نمی‌تواند جایگزین محتوای شما باشد. اگر کامل به موضوع مطرح شده اشراف داشته باشید و بدانید از چه می‌خواهید حرف بزنید، توقف موقتی در میان مباحثات و پاسخ دادن به سوالات و دخیل کردن بیشتر افراد آسان‌تر خواهد بود. هرگز از یک متن از پیش تعیین شده پیروی نکنید، چرا به سرعت جذابیت مباحثه و جلسه از بین می‌رود و تمایل افراد برای مشارکت نابود می‌شود.

هیچ جلسه خوبی با طرح یک سوال پایان نمی‌یابد

جلسات آنلاین را با پرسش و پاسخ جمع‌بندی نکنید. آخرین سوالی که می‌پرسید شاید خیلی مهم نباشد. بهتر است هر گردهم‌آیی با رساندن دو یا چند پیام که لازم است همه به خاطر بسپارند به اتمام برسد، نه سوالاتی نامانوس. شاید هم در شرایط دشوار کنونی و قرنطینه جملاتی الهام‌بخش و امیدوارکننده بتواند کمک شایانی به روحیه تیم و مشارکت بهتر در امور بکند.

منبع: fastcompany

 

برچسبها دورکاری
نظری برای این مقاله ثبت نشده است