بهبود مهارت مدیریت زمان را به این شکل انجام دهید

نوشته شده توسط

سمیرا نقیبی

بهبود مهارت مدیریت زمان را به این شکل انجام دهید

مدیران موفق معمولا به توسعه فردی و یادگیری مهارت های مختلف اهمیت نشان می‌دهند. اما گاهی اوقات شرایطی پیش می‌آید که خطری جدی مجموعه را تهدید می‌کند و مدیران مجموعه اصلا متوجه آن نیستند.

مهارت مدیریت زمان موضوع بسیار مهمی است که باید در زمینه اشتغال و به طور کلی زندگی نسبت به آن احاطه داشته و با در نظر گرفتن آن به انجام امور پرداخت. در واقع بدون در نظر گرفتن این مهارت و گسترش آن، بخشی از پتانسیل های خود را از دست داده و قادر به بهره برداری از تمام آن ها نخواهیم بود. این چیزی است که محققان دانشگاه کالیفرنیا ارواین نیز در مطالعات خود به آن پی برده و برداشت های قابل توجهی داشته اند.

جالب است بدانید که در نتایح مطالعات دانشگاه کالیفرنیا ارواین آمده است که کارمندان بخش های مختلف دفاتر کاری به ازای هر ۳ دقیقه و ۵ ثانیه دست از کار می‌کشند و ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد تا دوباره کار خود را آغاز نمایند. این اختلالات باعث هدر رفتن سالانه ۲۸ میلیارد ساعت خواهد شد و  به اندازه چیزی نزدیک به ۱ تریلیون دلار به اقتصاد آمریکا ضربه وارد می کند. از این روی باید به جدیت گفت که موضوع مدیریت زمان اهمیت بالایی دارد و باید روی تقویت آن تمرکز کنید. این تقویت و تمرکز موجب افزایش سطح بهره وری هر یک از کارمندان شده و در نهایت شرایط کاری خود او شرکتی که برای آن کار می کند را نیز بهبود می بخشد.

مدیریت زمان

اما باید دید که چطور می توان مهارت مدیریت زمان را به شکلی ارتقا یافته به دست آورده و این مهارت را در زمینه کاری و زندگی شخصی به مراتب بیشتر و بیشتر پیش برد؟

تقویت مهارت مدیریت زمان

تقویم خود را به خوبی مورد بررسی قرار دهید

در صورتی که به درستی نمی دانید که زمان خود را چطور سپری می کنید، لازم است که نیم نگاهی به تقویم خود داشته و بر اساس روزها و ساعات یک برنامه ریزی درست داشته باشید. ببینید که در کدام بخش از روز، زمان بیشتری نیاز دارید و چطور زمان خود را در یک تقویم تقسیم بندی می کنید. اگر جلسات زیادی وجود دارد که باید در آن ها شرکت داشته باشید، وقت خود را متناسب با این جلسات یا تمرکزهای کاری، تنظیم کرده و آن را طوری در طول روز پخش کنید که بخشی از روز شما بسیار متمرکز نبوده و بخش دیگری از آن، خالی از فعالیت جدی باشد. به این صورت میزان خستگی نیز کاهش خواهد یافت و فرصت آن را دارید که در طول روز و ساعات کاری خود، بهره وری به مراتب بیشتری داشته باشید.

مدیر  وب سایت «Hubstaff»، «کاترین وب» در این زمینه اعلام کرده:

"جلسات غیرضروری یکی از بزرگترین عوامل اتلاف وقت محسوب می شود که در زمان دورکاری با آن ها بیشتر از همیشه روبرو هستیم. از آن جایی که اخیرا بسیاری از شرکت ها برای اولین بار شروع به دورکاری کرده‌اند، بسیاری از مدیران برای اطلاع از شرایط پیشرفت کار، با کارکنان خود جلسه تشکیل می‌دهند. برخی تیم‌ها روزانه ۲ یا ۳ جلسه کوتاه دارند که هرکدام از آن‌ها ۱ ساعت طول می‌کشد. بجای این وقفه‌ها، می‌توان کار مفید انجام داد و علاوه بر این، چنین وقفه‌هایی تمرکز تیم روی اولویت‌ها را دشوارتر می‌کند. دو جلسه کوتاه روزانه باعث ۱۰ ساعت وقفه هفتگی در کار می‌شود که ۲۵ درصد زمان مفید تیم است. اگر تعداد این جلسات افزایش پیدا کند، ۳۰ تا ۵۰ درصد تایم هفتگی کارکنان در همین جلسات تلف خواهد شد، در همین راستا می‌توان آن‌ها را کاهش داد."

میان وظایف مختلف، جا به جایی زیاد نداشته باشید

«تچان» یا «Flow State»‌ در ماه آوریل در موتور جستجوی گوگل محبوبیت بالایی داشت که علت آن مربوط به دورکاری افراد شده و آن ‌ها سعی در بهینه کردن زمان خود در خانه داشتند. تچان به یک حس در شرایط مناسب گفته می‌ شود که در کار به صورت کامل غوطه‌ور می‌شوید، مانند روزهایی که کد یا محتوای بازاریابی را به راحتی از مغز خود به کامپیوتر منتقل می‌ کنید.

اگر چه این حالت برای انجام کارهای دشوار ایده‌ آل‌ است، اما به راحتی نمی ‌توان به صورت مداوم به آن دست پیدا کرد. سه راهکار زیر می‌ توانند به شما در این راه کمک کنند:

  • محرک ‌های داخلی را ساکت کنید.
  • محرک‌ های خارجی را مسدود کنید.
  • از فرایندهای تمرین ذهن استفاده کنید.
  • اجازه دهید درباره مورد سوم بیشتر صحبت کنیم، چرا که پیچیده ‌تر از موارد دیگر است. برای اینکه کارها به بخشی از حافظه شما تبدیل شوند، باید مغز خود را با وظایف مورد نیاز تمرین دهید. همان طور که برای درست کردن یک ساندویچ به صورت خودکار می ‌توانید مراحل را انجام دهید، برای برخی از کارها نیز نیازی به فکر کردن ندارید.

موسس «Productivityist»، «مایک وردی» نقطه مقابل این فرایندهای ذهنی خودکار را «ذهن مبتدی» معرفی می‌کند. به گفته او، افراد می‌توانند کارهای ساده زیادی را انجام دهند تا در جریان کارهای روزمره خود به حالت تچان دست پیدا کنند. برای مثال مهم است افعال را به صراحت در لیست انجام کارها بنویسید تا با ذهن مبتدی خود در آن اشتباه نکنید. بجای نوشتن «تماس با جیم»، جزئیات را در لیست خود وارد کنید مانند «تماس با ۵۵۵۵۵۵ برای صحبت با جیم و پاسخ به سوالات درباره سری داده».

در این مسیر مسدود کردن محرک‌ های خارجی مفید خواهد بود و می‌ توانید با چنین اقدامی روی کارهای سخت تمرکز کنید. اگر تمام این اقدامات را انجام دهید، برای مدت زمان بیشتری در حالت تچان باقی می‌ مانید.

مهارت مدیریت زمان

پاسخگو  باشید

اگر چه در خانه با اوضاع متفاوتی روبرو هستیم، اما لازم است که با تقویت حس پاسخگویی و مسئولیت پذیری، این دوری از محیط کار را بهبود بخشید. در واقع در محیط کار بیرونی، خواه یا ناخواه این مسئولیت پذیری و پاسخگویی شکل می گیرد و در شرایط دورکاری باید خود آن را تقویت نمایید.

منبع:

Fast Company

نظری برای این مقاله ثبت نشده است